Preguntas Frecuentes
1. ¿Qué novedades se esperan en la normativa (2025 y siguientes)?
Obligatoriedad de registro horario digital, fiable, accesible e inalterable.
Mayor exigencia para los métodos de registro, menos tolerancia para sistemas manuales o poco controlados.
Potencial reducción de la jornada semanal legal a 37,5 horas como parte del mismo paquete normativo.
Adaptación del registro para garantizar derecho a la desconexión, control de horas extra, etc.
2. ¿Desde cuándo es obligatorio? ¿A quién aplica?
La obligación general está en el Real Decreto‑ley 8/2019, de 8 de marzo, que modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores para precisar que «la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora».
Se aplica a todas las empresas, independientemente de su tamaño, sector o tipo de contrato (tiempo completo, parcial, indefinido, temporal).
3. ¿Qué debe incluir el registro horario?
- De la normativa y guías se desprende que al menos debe contener:
- Hora de entrada y hora de salida de cada trabajador.
- Debe conservarse al menos cuatro años.
- Ponerlo a disposición de los trabajadores, sus representantes y de la inspección.
- Además, los borradores de futuras modificaciones indican que habrá que registrar también las interrupciones de la jornada (pausas) y que el sistema deberá ser digital
4. ¿Se puede usar Excel o papel como soporte del registro?
En la normativa vigente no se prohíbe expresamente el uso de sistemas como papel o Excel, siempre que cumplan los requisitos legales (registro fiable, conservado, accesible).
Sin embargo, según análisis recientes se considera que estos medios no cumplen con los futuros requisitos de registro digital fiable e inalterable, por lo que conviene planificar la transición.
5. ¿El fichaje debe hacerse “en tiempo real”? ¿Se puede fichar al final del día?
La normativa actual no especifica que el fichaje deba ser en el mismo instante del inicio o final de la jornada, pero la tendencia es que los sistemas de registro permitan que el dato sea lo más inmediato posible, para garantizar fiabilidad.
Es recomendable implantar procesos que lo permitan o lo garanticen (por ejemplo apps de fichaje, sistemas de control remoto) para anticiparse a los cambios legales.
6. ¿Cómo afecta al teletrabajo o trabajo fuera del centro físico?
La obligación de registro se aplica igualmente al teletrabajo o al trabajo que no se realice exclusivamente en un centro fijo. No se puede eludir la obligación invocando la modalidad de trabajo.
Las soluciones tecnológicas pueden facilitar el registro remoto pero deben respetar la normativa y los derechos de los trabajadores.
7. ¿Qué sucede si un trabajador se niega a fichar o no utiliza el sistema que la empresa pone a disposición?
La responsabilidad última de que exista un registro fiable recae en la empresa. Si la empresa pone a disposición un sistema adecuado y el trabajador no lo usa, la empresa aún puede quedar expuesta a sanciones.
Por tanto, es clave que la empresa tenga políticas de sensibilización, procedimientos disciplinarios internos bien documentados, y mecanismos de control complementarios si fuese necesario.
8. ¿Las pausas, el descanso para comida o las interrupciones de la jornada deben registrarse?
Actualmente, la normativa exige el registro del inicio y final de la jornada.
Pero los borradores de la normativa futura apuntan a que también debe registrarse las interrupciones o pausas que tengan incidencia en la jornada de trabajo.
En la práctica, es recomendable prever su inclusión para adaptarse a lo que viene.
9. ¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento?
El incumplimiento de la obligación de llevar un registro de jornada constituye una infracción en el orden social (Infracciones graves).
En el proyecto en trámite se habla de multas de entre 1.000 y 10.000 € por persona trabajadora afectada.
Por tanto, el riesgo para la empresa es significativo, tanto económico como reputacional.
USO DEL SISTEMA
¿Cómo funciona el sistema de control horario?
El control horario es una obligación legal según el Real Decreto-ley 8/2019. Todas las empresas, sin importar tamaño o sector, deben registrar diariamente la jornada laboral de cada trabajador.
El registro debe indicar la hora exacta de inicio y fin de la jornada, y puede hacerse mediante medios digitales o físicos, siempre que sean fiables, inalterables y accesibles para trabajadores, representantes y la Inspección de Trabajo.
El registro de pausas o interrupciones no es obligatorio por ley, salvo que la empresa o convenio colectivo así lo acuerde.
El objetivo es garantizar transparencia, seguridad jurídica y control sobre las horas efectivamente trabajadas, evitando abusos y asegurando que las horas extraordinarias se compensen adecuadamente, mediante retribución o descanso equivalente.
No aplica a autónomos, sin empleados, ni a personal de alta dirección, pero sí a empleados móviles, teletrabajadores o con horarios flexibles con relación laboral conforme al Estatuto de los Trabajadores.
¿Qué necesito para registrar por WhatsApp?
No se requiere registro previo en WhatsApp. Solo es necesario tener guardado en contactos el número que doobot.ai asocia a la cuenta de la empresa.
WhatsApp se usa como canal de comunicación, pero para que el registro sea legal, la empresa debe garantizar que los datos sean trazables, completos y verificables mediante su sistema oficial.
A través del chat, el trabajador enviará información sobre su actividad laboral, registro de jornada o cualquier comunicación interna establecida por la empresa.
¿Puedo fichar desde fuera de la oficina o en teletrabajo?
Sí. Se puede registrar la jornada desde cualquier lugar, siempre que se use el sistema habilitado por la empresa.
Esto incluye teletrabajo o actividades fuera del centro habitual.
El registro tiene la misma validez legal que el presencial, siempre que se garantice veracidad, trazabilidad y fiabilidad de los datos.
¿El trabajador puede utilizar un dispositivo personal?
Sí. Se puede usar un dispositivo personal (teléfono, Tablet u ordenador) para fichar, siempre que exista un acuerdo previo con la empresa.
El empleado debe firmar un consentimiento que autorice su uso y defina condiciones, incluyendo medidas de seguridad para proteger la confidencialidad de los datos.
La empresa debe garantizar la protección de los datos conforme al RGPD y a la Ley Orgánica 3/2018.
¿El trabajador puede modificar la información enviada?
Sí. Se pueden comunicar correcciones o modificaciones mediante WhatsApp, pero la empresa debe validar y actualizar el registro oficial.
Esto asegura la integridad, trazabilidad y fiabilidad de la información según normativa laboral y de protección de datos.
¿El trabajador debe registrar todas las pausas durante su jornada?
Depende de la empresa o convenio colectivo.
Por ley, solo se exige registrar inicio y fin de jornada. Algunas empresas o sectores pueden pedir también registrar pausas, como descansos o interrupciones voluntarias, para reflejar con precisión el tiempo efectivo de trabajo.
¿Qué ocurre si un trabajador olvida fichar?
El empleado debe informar inmediatamente a la empresa, por WhatsApp, indicando la hora real de entrada o salida.
La empresa verificará y corregirá el registro. La comunicación queda registrada y trazable.
Olvidos reiterados o no justificados pueden considerarse incumplimiento interno y conllevar medidas según política de empresa o convenio.
¿Puedo solicitar la eliminación o modificación de datos?
Sí. Los trabajadores pueden solicitar la modificación o eliminación de sus datos personales, y la empresa debe gestionarlo conforme al RGPD y la Ley Orgánica 3/2018.
¿Cuántos empleados pueden usar la misma cuenta de empresa?
No hay un límite de empleados por cuenta de empresa. Sin embargo, es fundamental que la empresa proporcione a doobot.ai los números de teléfono de todos los empleados que van a utilizar el sistema, para garantizar un registro correcto y trazable de la jornada laboral.
¿Se puede gestionar el control horario de varias sedes o delegaciones?
Sí. El sistema permite gestionar el control horario de múltiples sedes o delegaciones desde una misma cuenta de empresa, facilitando la supervisión centralizada de todos los empleados y garantizando la trazabilidad de los registros en cada ubicación.
¿El sistema funciona sin conexión a internet?
No. WhatsApp requiere conexión a internet, mediante datos móviles o Wi-Fi, para enviar y recibir registros en tiempo real.
¿Para qué tipo de trabajadores o sectores resulta más útil?
El sistema es especialmente útil para empleados sin acceso habitual a ordenador, como:
- Personal de hostelería
- Trabajadores de construcción y mantenimiento
- Personal de limpieza, almacén, seguridad o reparto,
- Teletrabajadores o empleados con dispositivo personal propio,
- Trabajadores temporales o por horas.
Gracias a WhatsApp, todos pueden registrar su jornada desde cualquier lugar con total facilidad.
¿El sistema mejora la precisión del registro horario?
Sí. Al permitir fichar desde el propio teléfono móvil y en tiempo real, el sistema ofrece un registro más exacto y fiable del momento real de inicio y fin de la jornada.
Esto evita errores o ajustes manuales posteriores, beneficiando tanto al empleado (que registra de forma precisa su tiempo trabajado) como a la empresa, que obtiene información veraz y actualizada.
WHATSAPP Y LEGALIDAD
¿Está el sistema permitido por la legislación vigente?
Sí. El sistema cumple con los requisitos del registro telemático de jornada recogidos en el Real Decreto-ley 8/2019, que permite el uso de medios digitales siempre que sean fiables, inalterables y accesibles para trabajadores, representantes e Inspección de Trabajo.
¿Qué ocurre si la Inspección de Trabajo solicita los registros?
La empresa debe facilitar todos los registros oficiales, incluyendo los mensajes de WhatsApp si forman parte del sistema oficial.
Doobot.ai crea una página personalizada para que empleados y empresa puedan monitorizar los registros de forma verificable y completa.
¿Por qué WhatsApp es un canal eficaz para el registro de jornada?
WhatsApp presenta un índice de apertura de entre el 90 % y el 98 %, frente al 50 % en el correo electrónico y el 40-60 % en las aplicaciones tradicionales de servicios.
Esta elevada tasa de apertura aumenta la constancia y fiabilidad del registro diario, garantizando que los empleados reciban y completen correctamente sus comunicaciones y fichajes.
¿Por qué el uso de un Chat Bot en WhatsApp mejora la gestión del registro horario?
El Chat Bot permite realizar en una única conversación todas las acciones relacionadas con el registro: validar, corregir, consultar o recibir recordatorios.
Si este proceso se hiciera por correo electrónico, se requeriría una cadena de varios mensajes, cuya probabilidad de apertura total caería por debajo del 50 %.
El sistema por WhatsApp asegura, por tanto, una comunicación continua, rápida y eficaz
¿El sistema contribuye a mejorar la puntualidad?
Sí. El Chat Bot puede enviar mensajes automáticos de felicitación a los empleados puntuales y avisos o recordatorios ante retrasos o impuntualidades.
De esta manera, fomenta hábitos de puntualidad y responsabilidad, contribuyendo a una mejor organización laboral.
ASPECTOS LEGALES Y CUMPLIMIENTO
¿Qué exige la ley española respecto al control horario de empleados?
Todas las empresas deben registrar diariamente la jornada de cada trabajador, indicando entrada y salida, conservar los registros al menos 4 años y permitir acceso a trabajadores y autoridades laborales.
¿Qué sanciones existen si la empresa no cumple con el registro horario?
El incumplimiento puede implicar sanciones económicas de hasta 7.500 € por trabajador, además de riesgos legales derivados de la falta de registro.
¿Qué responsabilidad tiene la empresa en caso de error en el fichaje?
La empresa debe verificar y corregir cualquier error en los registros, asegurando que la jornada registrada sea fidedigna y conforme a la normativa. Errores reiterados pueden generar responsabilidad laboral y sanciones.
¿Durante cuánto tiempo se guardan los registros de fichaje?
Al menos 4 años, según normativa española. El sistema permite almacenarlos y recuperarlos durante ese plazo.
¿Se cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)?
Sí. Todos los datos se gestionan según RGPD y Ley Orgánica 3/2018, garantizando consentimiento, confidencialidad, seguridad y derechos de acceso, rectificación y supresión.
¿El sistema ofrece herramientas de control y análisis para RR. HH.?
Sí. El sistema incluye una consola de administración que permite a RR. HH. consultar informes, validar registros, analizar la puntualidad y generar estadísticas en tiempo real.
SEGURIDAD Y PRIVACIDAD
¿Cómo y dónde se almacenan los datos?
Los registros se almacenan en servidores seguros del proveedor, con copias de seguridad periódicas.
Cada empleado accede a su cuenta con usuario y contraseña. Solo personal autorizado de la empresa (RR. HH., administración) puede consultar los registros.
¿Cómo puedo acceder a la información enviada por el trabajador?
Mediante la plataforma del sistema, con credenciales de usuario. Cada empleado ve su propia información, y el personal autorizado accede a los registros necesarios para gestión y control.
¿Quién tiene acceso a los informes y registros?
Solo personal autorizado, como responsables de RR. HH. o administración. Se garantiza confidencialidad y acceso restringido según funciones.
¿Puede el empleado enviar documentos por WhatsApp para justificar una ausencia?
Sí. Puede enviar justificantes (por ejemplo, médicos) de forma segura, quedando registrados en el canal oficial de comunicación.
¿El sistema detecta fraudes o fichajes duplicados?
Sí. El sistema detecta fraudes o fichajes duplicados y envía correo al responsable con aviso.
PERSONALIZACIÓN Y FUNCIONALIDADES
¿Se pueden integrar otros servicios a través del mismo canal?
Sí. La tecnología de que dispone doobot.ai permite que plataformas digitales como WhatsApp actúen como un canal abierto con el departamento de RR. HH., permitiendo incorporar servicios adicionales, como:
- Solicitud de material o suministros,
- Petición y registro de vacaciones o permisos,
- Comunicación de incidencias o necesidades operativas.
Cada una de estas acciones genera una notificación automática a RR. HH., manteniendo trazabilidad y registro documental.
¿El sistema envía alertas o recordatorios automáticos?
Sí. El sistema puede generar alertas y recordatorios automáticos para facilitar el registro de la jornada. Esta funcionalidad está disponible mediante un coste adicional, que será comunicado previamente a los clientes.
¿Se pueden enviar comunicados o mensajes corporativos a toda la plantilla?
Sí. El sistema permite enviar mensajes o comunicados masivos a todos los empleados con la garantía de lectura y confirmación.
Además, puede incluir cuestionarios breves para comprobar que el contenido ha sido leído y comprendido, registrando las respuestas y los datos de apertura.
¿El sistema envía recordatorios automáticos?
Sí. El sistema puede enviar recordatorios automáticos para avisar de los días no registrados o fichajes pendientes, ayudando a mantener el cumplimiento legal del registro diario.
¿Es posible personalizar los informes (logos, formato, etc.)?
Sí. Es posible personalizar los informes con logos, adaptando formatos, etc.
¿Se integra con otros sistemas o software de RR. HH.?
Sí. Es posible la integración, consultar para ver costes.
¿Puedo descargar los informes en diferentes formatos (PDF, Excel, CSV)?
Sí. Los informes se descargan en PDF, Excel y CSV.
¿El sistema permite la firma digital de documentos laborales?
No. No es un sistema para firma digital de documentos, es únicamente un registro horario.
CONTRATACIÓN, IMPLANTACIÓN Y SOPORTE
¿Ofrecéis servicio de atención al cliente y cómo se pueden resolver incidencias?
Sí. Doobot.ai ofrece un servicio de atención al cliente diseñado para garantizar una asistencia rápida y eficaz.
El compromiso es la resolución de incidencias en el plazo de 24 / 48 horas.
Las incidencias o consultas pueden resolverse a través de nuestros Voice Bots basados en Inteligencia Artificial Generativa, mediante el Chat Bot, o bien a través del correo electrónico de soporte en horario laboral en patricia@doobot.ai, estamos en Madrid.
¿Cómo se formaliza el contrato entre doobot.ai y la empresa?
A través de nuestro equipo Comercial: diogomqsantos@icloud.com, y teléfono: 629 231 237.
¿Cuánto tiempo tarda la implementación del sistema?
En función de los requerimientos de personalización, entre 1 y 2 semanas.
¿Cuáles son los planes o precios disponibles?
Ver página de Precios en registrohorario.ai